Virtual Data Room
Le soluzioni di Virtual Data Room (VDR) sono costituite da un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di un'organizzazione.
La VDR è la soluzione di document management ideale per Aziende ed Enti finalizzata alla gestione documentale, tramite un'unica piattaforma totalmente integrata, e alla gestione dei flussi documentali e della Knowledge Base, a partire da 5 utenti. Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.
Architettura Web Nativa, a garanzia di una gamma complessa di funzionalità, oltre alla pura gestione documentale, espandibilità delle funzioni nel corso del tempo, interfacciamento con altri sistemi esistenti in sede o remoti, in un'applicazione semplice da utilizzare e accessibile in modalità Intranet / Extranet / Internet.
Perchè utilizzare la VDR
Gestione della Knowledge base aziendale, organizzazione logica dei flussi documentali per tipologia, competenze e categoria al fine della condivisione dei file tra gli utenti.
Ottimizzazione dei flussi documentali, nessuna dispersione, replica o duplicazione inopportuna delle informazioni, dei file condivisi e delle fonti documentali aziendali.
Sicurezza e policies: livelli di accesso specifici per sezione/categoria/singolo documento a singoli utenti, gruppi o aree e settori aziendali.
Reperimento delle informazioni: performance nelle ricerche strutturate tramite l'utilizzo dei metadati o per contenuti tramite l'utilizzo del motore di ricerca
Caratteristiche del VDR in sintesi
Portale Web. Un portale a tutti gli effetti, dotato di sezioni dal contenuto dinamico, ha una struttura di tipo redazionale per gestire un'informazione ricca ed articolata.
Back-End: Lo strumento di amministrazione dell'albero di navigazione del portale, di pubblicazione ed aggiornamento dei contenuti, di creazione di nuove macroaree redazionali.
Document Management Area. È il cuore della soluzione che consente all'utente di gestire tutte le informazioni ed i documenti aziendali.
Search Engine. Lo strumento con cui avviene la ricerca dei documenti aziendali archiviati: consente di ricercare le informazioni archiviate indicando quelle più attinenti alla ricerca.
Accesso via Web Browser. L'accesso è protetto attraverso autenticazione della Intranet o Extranet.
Groupware. Soluzione Intranet con funzionalità "Collaborative": sondaggi, gruppi di discussione (forum), gestione degli archivi comuni, distribuzione di documenti, calendario, prenotazione risorse aziendali, organizzazione di riunioni, gestione dei contatti aziendali, messaggistica via SMS, gestione team e workgroup
