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Pagamenti Fornitori tramite Integrazione Bancaria Diretta dal Software Gestionale Prenotazioni Travelkey

Released. La gestione dei pagamenti verso i fornitori (es. hotel, guide, transfers, operatori turistici) rappresenta un'attività critica e dispendiosa in termini di tempo per le aziende che operano nel settore delle prenotazioni. L'integrazione diretta tra il software di gestione delle prenotazioni e i sistemi bancari, attraverso connettori sicuri (API), permette di automatizzare e velocizzare significativamente questo processo. Questo documento descrive l'architettura tecnica di una tale soluzione e i vantaggi specifici ottenuti dalla sua implementazione, grazie alla collaborazione con Fabrik e Banca Sella.

Tradizionalmente, i pagamenti ai fornitori richiedono processi manuali o semi-manuali: estrazione dei dati di pagamento dal Gestionale, inserimento manuale degli stessi nel portale di home banking, riconciliazione manuale degli estratti conto. Questi processi sono soggetti a errori, ritardi, costi operativi elevati e scarsa tracciabilità in tempo reale.

Il nuovo modulo Software è stato rilasciato ed è operativo e disponibile per i nostri clienti.

10 Febbraio 2025

TAG: TRAVELKEY, API, MODULE

Riflessioni sull'Architettura e la Soluzione tecnica adottata

La nostra soluzione si basa sull'interconnessione sicura e automatizzata tra il Gestionale e le infrastrutture bancarie dei nostri clienti attraverso i seguenti componenti chiave:

Modulo di Gestione Pagamenti:
- Scadenzario - Identificazione dei Pagamenti Dovuti: Il Gestionale identifica automaticamente le prenotazioni confermate che richiedono un pagamento al fornitore, basandosi su scadenze, termini contrattuali e stato della prenotazione.
- Generazione Disposizioni di Pagamento: Il sistema aggrega le informazioni necessarie (IBAN fornitore, importo, causale, riferimenti prenotazione) in un formato strutturato (es. XML, JSON).
- Logica di Autorizzazione: Implementazione di workflow autorizzativi multi-livello configurabili direttamente nel Gestionale prima dell'invio effettivo della disposizione alla banca.
Connettori Bancari (API - Application Programming Interface):
- Standard di Comunicazione: Utilizzo di API bancarie sicure, conformi agli standard di mercato come PSD2 (Payment Services Directive 2) in Europa, che espongono funzionalità di Payment Initiation Service (PIS).
- Protocolli di Sicurezza: Impiego di protocolli robusti come TLS/SSL per la cifratura del canale di comunicazione, OAuth 2.0 per l'autorizzazione sicura delle chiamate API, e meccanismi di Strong Customer Authentication (SCA) ove richiesto.
- Formati Dati: Supporto per formati standard di messaggistica per i pagamenti (es. SEPA Credit Transfer - SCT per pagamenti in Euro, o altri formati specifici per pagamenti internazionali).
Sistema di Notifica e Riconciliazione:
- Feedback dalla Banca: Ricezione di stati di avanzamento del pagamento (es. preso in carico, eseguito, fallito) tramite webhook o polling delle API bancarie.
- Aggiornamento Automatico nel Gestionale: Lo stato del pagamento viene automaticamente aggiornato nel Gestionale, associandolo alla relativa prenotazione e fornitore e alimentando il Report dei Pagamenti
- Riconciliazione Semplificata: I dati provenienti dalla banca facilitano la riconciliazione contabile, riducendo drasticamente le discrepanze.

Vantaggi ottenuti dalla nostra soluzione tecnica

- Efficienza Operativa Drasticamente Migliorata:
  - Riduzione del Lavoro Manuale: Eliminazione dell'inserimento dati duplicato e dei processi manuali di avvio pagamento, con un risparmio del tempo del personale amministrativo.
  - Automazione dei Processi: I pagamenti vengono schedulati e processati automaticamente in base a regole predefinite, riducendo i colli di bottiglia.
- Accelerazione dei Cicli di Pagamento:
  - Pagamenti Tempestivi: I fornitori vengono pagati più rapidamente, migliorando le relazioni e potenzialmente sbloccando condizioni commerciali più favorevoli.
  - Elaborazione in Tempo Reale/Batch: Possibilità di eseguire pagamenti singoli in tempo reale o batch di pagamenti in modo efficiente.
- Riduzione degli Errori Umani:
  - Accuratezza dei Dati: L'utilizzo diretto dei dati presenti nel Gestionale Tour Operator per popolare le disposizioni di pagamento minimizza gli errori di digitazione di IBAN, importi e causali, che possono causare storni e ritardi.
  - Validazione Integrata: Possibilità di integrare controlli di validità formale degli IBAN prima dell'invio.
- Maggiore Sicurezza e Compliance:
  - Canali Sicuri: L'uso di API bancarie moderne e protocolli di sicurezza standardizzati (TLS, OAuth2, SCA) garantisce un livello di sicurezza superiore rispetto all'inserimento manuale in portali web o alla gestione di file di pagamento.
  - Tracciabilità Completa (Audit Trail): Ogni fase del processo di pagamento è tracciata digitalmente all'interno del Gestionale e, potenzialmente, nel gateway, fornendo un audit trail completo per la compliance e la risoluzione di dispute.
  - Controllo degli Accessi: Gestione granulare dei permessi per la visualizzazione, creazione e autorizzazione dei pagamenti all'interno del Gestionale.
- Scalabilità della Soluzione:
  - L'architettura basata su API è intrinsecamente scalabile e può gestire volumi crescenti di transazioni senza un aumento proporzionale dell'onere operativo.
- Ottimizzazione dei Costi:
  - Riduzione dei costi associati al lavoro manuale, alla correzione degli errori e potenzialmente alle commissioni bancarie grazie a processi più efficienti.

Considerazioni

L'invio dei pagamenti ai fornitori direttamente dal software di gestione delle prenotazioni, tramite connettori API sicuri con le banche, rappresenta un'evoluzione tecnologica significativa. La nostra soluzione tecnica ha dimostrato di poter trasformare un processo tradizionalmente oneroso in un'operazione efficiente, sicura e controllata, liberando risorse, riducendo i costi e migliorando la gestione finanziaria complessiva dell'azienda.

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